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「今使っている採用管理システム、正直使いこなせていない気がする……」——複数の求人媒体からの応募がバラバラに届き、Excelとメールと紙の履歴書が入り混じって管理が煩雑になっている。そんな状態のまま、なんとなく契約を更新し続けている人事担当者は、実はとても多いのではないでしょうか。応募者ごとに進捗を頭の中で管理し、確認漏れがないか毎日ヒヤヒヤしながら仕事をしている——そんな綱渡りの状態を、何年も続けてしまっているケースも珍しくありません。
私自身、社会福祉法人で複数の事業所の採用を横断的に見ていますが、以前は「とりあえず有名なサービスだから」という理由だけで採用管理システム（ATS）を選び、結局現場に合わず使いこなせなかった経験があります。導入すれば楽になるはずだと期待していただけに、結局元のやり方に戻ってしまったときの徒労感は今でも忘れられません。ツール選びを間違えると、便利になるはずの仕組みがかえって負担を増やしてしまうのです。
問題の本質は「自法人の採用スタイル」に合わせて選んでいないこと
国内企業の36.6%がすでにATSを導入しており、市場規模は2021年の160億円から2027年には350億円へと倍増する見込みです。それだけ多くの企業がATS導入に踏み切っているのに、「導入したけれど使いこなせていない」という声も後を絶ちません。ATS選びで失敗する本質的な原因は、機能の多さや知名度で選び、自法人の採用スタイルとの相性を見落としていることにあります。
中途・新卒・パート採用のどれが中心か、応募経路は求人媒体が主体かリファラルが主体か、選考に関わる人数はどれくらいか——これらの条件によって、本当に必要な機能はまったく変わってきます。多機能で高額なシステムを導入しても、使う機能が3割程度では宝の持ち腐れです。福祉業界のように、拠点ごとに採用担当が分かれていたり、パート・非常勤の採用が中心だったりする場合は、大企業向けの複雑な機能よりも、シンプルで現場が迷わず使える操作性のほうがよほど重要になります。
実際、私の法人でも過去に、営業担当者の説明が丁寧で機能も豊富だったという理由だけで、あるATSを導入したことがありました。しかし蓋を開けてみると、現場の採用担当者は「入力項目が多すぎて逆に時間がかかる」と感じ、結局これまで通りExcelで別管理を続けてしまい、二重管理という一番避けたかった状態に陥ってしまいました。あのときの反省が、今の選び方の基準になっています。
ATS選びで失敗する3つの原因
- ①導入の目的が曖昧なまま比較サイトのランキングだけで決めてしまう――「応募者管理を楽にしたい」のか「複数媒体の一元管理をしたい」のか「選考データを分析したい」のか、目的が定まらないまま検討を進めてしまう。
- ②現場の採用担当者の意見を聞かずに導入を決めてしまう――実際に日々ログインして使うのは現場の担当者なのに、決裁者だけで機能や価格を比較して選んでしまい、現場に浸透しない。
- ③既存の求人媒体・労務システムとの連携を確認していない――せっかくATSを導入しても、普段使っている求人媒体やSNS、勤怠・給与のシステムと連携できず、結局手作業での転記が残ってしまう。
解決方法は「目的の言語化」と「AIによる比較の効率化」
私が実践しているのは、ATSを選ぶ前に、生成AIを使って自法人の課題を言語化し、比較検討の負担そのものを減らすというアプローチです。比較検討にかかる時間を減らすほど、本質的な議論に時間を使えるようになります。
まず私自身もChatGPTに「介護・保育・障害福祉の複数事業所を運営する法人が、採用管理システムを選ぶ際に確認すべきポイントを、目的別に整理してください」と指示し、検討項目のたたき台を作らせています。次に「この機能一覧を、自法人にとっての優先度順に並べ替えてください」と条件を渡すと、なんとなく気になっていた機能に優先順位がつき、営業担当者のトークに流されず冷静に比較できるようになりました。
もう一つ大切にしているのが、採用管理を単体で考えず、労務管理まで含めて一元化する視点です。私の法人でも、採用から入社後の労務管理までをクラウド上でつなげる仕組みとして「マネーフォワード クラウド」を検討候補の一つにしています。採用管理と勤怠・給与計算のデータがつながることで、入職が決まった時点での二重入力がなくなり、採用担当者の負担が大きく減るのが魅力です。
また、そもそも自法人だけで求人媒体の選定やATSの比較検討を行う余力がない場合は、外部の専門家に相談するという選択肢も現実的です。「bサーチ」のような採用代行サービスでは、自法人の採用スタイルに合わせて、どの媒体・どんな仕組みが適しているかをプロの視点で提案してもらえます。すべてを自前で抱え込まず、AIと専門家の力を借りて比較検討の負担を減らすことが、忙しい人事担当者にとっての現実的な近道です。
比較検討の際にもう一つ意識しているのは、無料トライアルやデモの段階で、必ず現場の採用担当者に実際に触ってもらうことです。私自身、資料やデモ画面だけを見て「これなら良さそうだ」と判断しかけたことがありますが、実際に現場に触ってもらうと「この画面はスマホから見づらい」「候補者へのメール送信に何クリックもかかる」といった、資料だけでは分からない使い勝手の問題が次々と出てきました。導入してから気づく不満は、たいてい導入前のたった数十分のデモ体験で防げたはずのものです。
今日からできる具体アクション
- ①今のシステムに不満があるなら、その理由を3つ書き出してみる――「使いにくい」で終わらせず、具体的に何が課題なのかを言語化することが比較の第一歩です。
- ②現場の採用担当者に、今のやり方で困っていることをヒアリングする――決裁者だけで決めず、実際に使う人の声を必ず反映させましょう。
- ③候補となるシステムが、今使っている求人媒体や労務システムと連携できるか確認する――マネーフォワード クラウドのような労務システムとの連携も含めて検討してみてください。
完璧なシステムを探そうとせず、まず自法人の課題を言語化することから始めてみてください。
もう一つ、意外と見落とされがちなのがサポート体制です。導入時の初期設定や、運用開始後にトラブルが起きたときの対応スピードは、日々の使い心地に直結します。私自身、契約前に必ずサポート窓口の対応時間や問い合わせ手段を確認するようにしていますが、この一手間を惜しんだせいで、導入後にトラブル対応が後手に回ってしまった法人の話も少なくありません。価格や機能だけでなく、困ったときに頼れるかどうかも、長く使い続けるうえで欠かせない判断基準です。
まとめ
採用管理システムは、導入すること自体がゴールではありません。自法人の採用スタイルに合ったものを選び、現場に浸透させて初めて意味を持ちます。私自身、目的を言語化せずに勢いで導入して失敗した経験があるからこそ、今はAIを使って比較検討の負担を減らし、現場の声を必ず反映させるようにしています。採用管理に悩んでいる方は、今日から早速使っていきましょう。
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